Últimamente me han llegado casos para analizar información que algunos pequeños y medianos empresarios generan de sus negocios y necesitan analizar. Cuando empiezo a trabajarla me doy cuenta de que casi todos sufren de lo mismo: información no pensada para ser analizada.
Aquí les dejo algunos tips para empezar a generar información útil y analizable (obviamente usaremos Excel jeje)
- Que detona mis datos.
Cuando empezamos a generar bases de información siempre es importante entender primero que es lo que detona un registro.
Si pusiéramos el ejemplo de una empresa que empieza a hacer registro de sus ventas al público en general podríamos decir que la línea de información se genera con base en el ticket que cargara todos los artículos que el cliente compre. Pero si a la ecuación le cambiamos que se vende a un cliente especifico tal vez sea conveniente iniciar el registro con el ID y la Descripción de ese cliente y continuar con el ticket.
Esto será importante y crucial para cualquier base de datos, ya que los cruces y el análisis se facilitarán después.
- ¿ID y Descripción?
Lo mejor que puedes hacer es crear siempre este par de datos cada que un registro nazca. Con el ejemplo de arriba podemos decir que cada cliente deberá tener ID de cliente (o código de cliente) que lo identiquita como usuario único.
Esto pasara con técnicamente todos los datos que requieran de ser analizados y dependan de un texto, como podría ser un artículo, un ticket de venta, un proveedor, una operación, etc. La utilidad de esto radica en dos puntos:
- El ID debe de ser único e irrepetible, por lo que los concentrados de información nos darán un análisis más limpio
- La descripción de lo que sea puede ser un nombre que se repita (un cliente se puede llamar igual que otro) por lo que el ID ayudara a diferenciar uno del otro.
- Catálogos y más catálogos
Una vez que tengamos bien definido como funciona la actividad del negocio y como se establecen los registros podremos crear catálogos de cada una de las combinaciones ID y Descripción para ayudar a entender mejor a todos los demás empleados como debe de entenderse la información, adicional de que estos mismos se convierten en cruces para bases de datos que no contengan algunos indicadores.
Adicional, estos catálogos nos darán los “Registros únicos” con los cuales ya podremos descomponer y generar inteligencia de los datos.
- A los que nos lleva: Análisis.
Escoge la herramienta que mas te guste y explota tus datos. Obviamente Excel es la mas comercial y la que yo más recomiendo para Pymes, es rápido, funcional, fácil de aprender y con la versión 2016 tendremos a nuestro alcance nuevas herramientas como los Power Query y los Power Pivots que harán nuestro manejo de información aún más fácil.
Si tu información es mayor, tal vez valga la pena mezclar opciones como SQL, R, Python o algún ERP mas desarrollado para que manejes tu información de forma más rápida.
Lo importante no es que programa uses, lo importante es que explotes tu información de manera productiva y que esta misma te sirva para la toma de decisiones difíciles de la organización. Hay métodos sencillos y productivos como las tablas dinámicas o los dashboards que podrás ir explorando, por lo que siempre es importante tener a alguien que sepa que hacer con tus datos.