Cuando presentamos información en reportes ejecutivos lo mas normal es utilizar descripciones para la facilitación de la lectura de los resultados. Por ejemplo, si quisiéramos decir que una empresa A ha crecido 56% en el año no basta con solo poner el 56%, sino que habría que incluir algo asi como:
“En el año pasado, la empresa mostro un crecimiento del 56% vs AA, valor muy por encima del 12% esperado por los inversionistas”
Este texto puede ser tan, pero tan genérico que podríamos hacer que Excel lo tome por su cuenta y lo agregue según se presenten los escenarios, adicional de que presente los valores a como nos convenga utilizando la función TEXTO.
Su entendimiento es sencillo, lo que le demos como valor lo convertirá a un valor tipo texto con un formato de numero que le digamos. Por si sola no presenta gran utilidad salvo la de convertir números a textos (son útiles, pero… ¿cada cuánto?). Esto mismo lo podríamos hacer con la función ESPACIOS o con una fórmula de extracción (EXTRAE, DERECHA, IZQUIERDA)
Lo interesante es cuando cambiamos el segundo valor de la formula TEXTO. Si escogemos por ejemplo como segundo valor “0.0”, Excel nos dará un valor de texto con un punto decimal; si en cambio ponemos “$0,0.0” nos devolverá un valor de texto con la apariencia de un numero de monedas; si cambiamos a “0/0” cambiara el valor a fracción, si colocamos “dd/mm/aaaa” lo convertirá a la fecha que corresponda según la serie.
Nota como estos valores no han dejado de ser texto, pero ahora se presentan con un formato de numero mas entendible, no podremos realizar operaciones aritméticas con ellos, aunque lo parezca.
Lo interesante de esta formula es cuando la empezamos a combinar con otras fórmulas. Por ejemplo, si tuviera cuatro textos “obvios” para presentar los resultados de la empresa de arriba y estos variaran según un alcance establecido de antemano.
- Arriba del estimado por más de 10ptos. = “En el año pasado, la empresa mostro un crecimiento del X% vs AA, valor muy por encima del X% esperado por los inversionistas “
- Igual al estimado o mayor por menos de 10pts = “En el año pasado, la empresa mostro un crecimiento del X% vs AA, valor muy cercano al X% esperado por los inversionistas”
- Debajo del estimado y hasta 0% = “En el año pasado, la empresa mostro un crecimiento del X% vs AA, valor por debajo al X% esperado por los inversionistas”
- Cualquier valor menor a 0% = “En el año pasado, la empresa mostro un crecimiento negativo del X% vs AA, un mal resultado siendo que los inversionistas esperaban mínimo un X%”
Podríamos formular nuestro libro sustituyendo las X% por una formula TEXTO que tomara el valor de la celda de calculo y los escenarios programarlos con SI y ELEGIR para hacer que nuestro reporte se viera más o menos así.
Utilizando otras funciones de Excel como el combinar correspondencia (Junto con Word) o un sistema de graficas descriptivas podríamos generar algo bastante CUTE y facilitarnos el trabajo.