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Automatizamos el día a día con Office 365

Bienvenido a Microsoft Power Automate

¿Qué es Power Automate?

Power Automate (antes Microsoft Flow) es, en palabras de un servidor, una maravillosa idea de Microsoft pensada para quitarnos de encima esos procesos repetitivos de trabajo.

Sin la necesidad de tener que entrar a un lenguaje robusto de programación, Power Automate nos permite crear flujos de trabajo usando diversos conectores prediseñados que comunican de forma directa con distintas aplicaciones del entorno Office, y algunas más externas. Estos conectores nos servirán para llamar ciertas acciones que realizan las apps y poder obtener, transformar y actualizar información proveniente de los flujos organizacionales.

Esta aplicación esta orientada principalmente a desarrolladores de bajo código que sean capaces de mapear tareas organizacionales en áreas clave de la organización. El conocimiento exigido es más orientado a los flujogramas, por lo que puedes checar el plan de estudios propuesto por Microsoft aquí y empezar a aprender por tu cuenta. O ver las entradas que tengo preparadas abajo para darte una idea de lo que puedes hacer ☺.

Como crear un flujo

Todos los flujos de Power Automate se centran en dos principios fundamentales: Los conectores y las acciones.

Hablando de conectores, tendremos de dos tipos:

  1. Los gratuitos: Que vendrán incluidos en la licencia de Office 365 de tu organización.
  2. Conectores Premium: Para los cuales hay que pagar una licencia adicional.

Dependiendo del plan de tu empresa, podrás acceder a uno u otro, aunque la mayoría de las veces no necesitarás conectores premium (hay muchas vueltas a eso jeje).

Ahora, las acciones dentro de un flujo delimitan lo que se va a realizar dentro del procesos, y se catalogan en dos partes:

  1. Activadores: Que son el paso fundamental para disparar el proceso. Esta es la acción que debe ocurrir para que el proceso inicie y hay de diversos tipos:
  • Activadas por una acción en una aplicación.
  • Activados por una hora específica del día.
  • Activados por un botón de acción apretado por el usuario
  • Procesos de escritorio (Power Automate Desktop)
  1. Acciones: Las cuales se ejecutan despues del activador. Con ellas, puedes realizar diversos tipos de tareas dependiendo el tipo de conector que uses. Adicional, tendrás por separado algunas acciones adicionales preconstruidas para transformar datos u obtener información adicional dentro de tus acciones pasadas. A estos se les llama preconstruidos y se pueden usar indistintamente del conector.

A grandes rasgos, un usuario sabiendo esto puede crear su propio flujo, los particulares de cada conector sería algo complicado de explicar, pero Microsoft tiene bien documentado (bien hablando de Microsoft) cada paso y proceso.

¿Cómo consigo Power Automate?

Si tienes una licencia que incluya Microsoft 365 dentro de tu organización, así como acceso a las apps en la nube, tienes un plan gratuito de Power Automate. Este plan cubre lo básico para poder trabajar, como podrás ver en el siguiente enlace.

Si las necesidades de la organización suben, posiblemente necesitaran pagar una o varías licencias adicionales, esto si requieren algun conector premium o el uso de las IA preconstruidas.

Estos planes se pueden catalogar en

  • Plan por usuario. Para empresas que requieran que solo usuarios específicos corran sus flujos.
  • Plan por flujo de trabajo. Que permite pagar el plan por un flujo especifico, especialmente usado cuando necesitas que todos los empleados puedan usarlo.

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Ejemplos de Power Automate

Si eres todo un CUTE autodidacta chécate las entradas del blog, encontrarás mucha información útil para tu aprendizaje a 0 precio. Nada mejor que eso jeje.

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