¿Te ha pasado que de repente te envían un libro largo de Excel y, al empezar a analizarlo, contiene muchos errores de cálculo y referencias circulares? Bueno, esto es algo que puede resultar bastante común, y es menester del usuario CUTE descifrar que rayos ha pasado.
Existen ciertos consejos que puedes usar para mejorar la interacción con una hoja de cálculo como esta.
- Aprende el significado de los errores.
Excel utiliza distintas palabras para referir a cada uno de sus errores, todo dependerá del caso.
- #N/A: error regular de las fórmulas de búsqueda y significa que el valor buscado no se encuentra en el rango
- #¿NOMBRE?: error para indicar que hay un texto dentro de la barra de fórmulas que Excel no identifica como función, posiblemente porque no está entre comillas o porque el nombre de la función está mal escrito.
- #¡REF!: error que indica que la celda, rango u objeto al que hace referencia la formula ya no existe.
- #¡DIV/0!: error habitual al realizar operación aritméticas e indica que un número se está dividiendo entre 0.
- #¡NUM!: error que indica que se está tomando como referencia un valor que no es un número valido y por lo tanto el resultado no puede ser un número.
- Maneja la hoja de cálculo y marca visualmente los errores.
Para hacer esto puedes usar la herramienta Ir a Especial en el menú de inicio o presionando CTRL+i para poder acceder.
Lo conveniente para hacerlo sería seleccionar colores que nos indiquen donde hay valores constantes, valores variables y valores con errores para poder así hacer una revisión más rápida de donde podrían estar ocurriendo los mismos. Así pues, yo seleccione con color gris todas las celdas constantes, con verde las fórmulas y con naranja las celdas que contengan errores.
- Revisar los precedentes y dependientes de la hoja.
Para esto, en la ficha Formula de la cinta de opciones tendremos la posibilidad de seleccionar una celda con error y usar las flechas “Rastrear precedente” (flecha azul) y “Rastrear dependiente” (flecha roja) para ver de dónde viene el error y en donde está afectando el mismo.
- Revisar las referencias circulares.
Por último, podríamos presionar el botón Rastrear errores como se muestra abajo y en el ver las referencias circulares que tiene nuestra hoja, misma que saldrá con el nombre de la celda que lo contiene. Recuerda que una referencia circular es una fórmula que se afecta a si misma al momento de realizar el cálculo, por lo que tendremos que rastrear en que momento del cálculo esto ocurre.
Por último, quiero agradecer aquí a todos mis colegas contadores por ayudarme a aprender esto, sin sus hojas con errores nunca habría sido posible ?