A mi parecer Excel ha podido crear una de las herramientas para manejo de datos mas Cute de todos los sistemas que conozco. Las tablas dinámicas son fáciles de usar, fáciles de actualizar y fáciles de analizar, pero todo depende de la base que estemos usando por lo que te comparto algunos tips para hacer aun mejores a tu mejor amigo, la tabla dinámica en Excel.
Explota la información.
A pesar de que no siempre es necesario, obtener datos adicionales de tu tabla te ayudara a crear mejores reportes sobre los cuales trabajar. En formulas directas yo siempre recomiendo usar algunas básicas que nos darán mayor lujo de detalle.
- Formulas de fecha y hora: formulas como DIA, MES, AÑO, NUM.DE.SEMANA siempre nos pueden generar nuevos datos para agregarlos a la tabla dinámica.
- Formulas de limpieza de datos: las clásicas ESPACIOS, LIMPIAR y SUSTITUIR serán esenciales en el manejo de información si es que nuestros datos no son uniformes a la hora de recibirlos.
- Fórmulas de extracción de texto: DERECHA, IZQUIERDA, ENCONTRAR y EXTRAE son básicas cuando manejamos textos largos para generar indicadores únicos que puedan servir para que el reporte arroje nuevos resultados.
Dar formato como tabla.
El no siempre valorado “dar formato como tabla” puede ayudarnos a crear un rango que no necesitara actualización. Una vez que tus datos se dispongan como tabla veras que Excel no necesita actualizar el rango cada vez que la información crezca, además de ayudarnos a rellenar las columnas calculadas con las fórmulas de arriba y a generar nuevas columnas con nombres genéricos y evitar así el molesto error clásico de una tabla dinámica.
sin tabla con tabla
Catálogos de valores únicos
Cuando analizamos información, siempre es conveniente tener ala mano un catalogo o lista de valores únicos, ya que estos nos servirán como referencia si el dia de mañana nuestros datos carecen de algún valor. Combinar esto con un BUSCARV o con índice+coincidir será siempre vital.
Un punto interesante en esta parte es que, gracias a la nueva actualización de Office 365 podremos hacerlo de manera automática con la función UNICOS.
Power Pivot.
La no tan nueva herramienta de Excel nos permite generar conexiones entre distintas tablas de manera automática, siempre y cuando tengamos nuestros catálogos sin valores duplicados. Esto genera un nuevo campo de estudio de las tablas dinámicas y veras que conectar bases de datos en una gran y excelente tabla dinámica será un ahorro de tiempo y memoria sustancial.
¿Tienes algunos otros tips que te hayan servido para mejorar la tabla dinámica? No olvides compartirlo con todos y seguir siendo lo mas CUTEs en Excel.