En temas de información existe una búsqueda constante sobre los errores comúnes en los procesos. Los departamentos de TI están familiarizados con este concepto, pues entre la pila de peticiones y quejas que deben llenar hay cierta prioridad hacia los detalles más comúnes que merman y ralentizan estos procesos.
Por ende, una falta de comunicación entre usuario y desarrollador, así como un proceso ineficiente, llevan a que el usuario no se familiarice con cómo aplicar la tecnología a la mano a línea de corriente, automatizar y mejorar un proceso, que en general llevan a procesos manuales eficientes, aunque lentos.
Y ahí hay una palabra clave: automatizar.
Reconociendo los desafíos que existen entre diferentes organizaciones, como lo son principalmente procesos de legado de back-office que afectan a la productividad de una empresa, así como su habilidad de poder servir a sus clientes y claro, sus ganancias, Microsoft ha diseñado Power Platform.
Esta ha sido diseñada para permitir a los usuarios optimizar y automatizar sin tener que recurrir al departamento de TI. Dentro de la suite de Power Platform tenemos dos productos interesantes:
- El primero nos permite desarrollo de apps de autoservicio sin necesidad de código de programación. Esta ya la mayoría la conocemos e incluso hemos hablado de ella, pues se trata de PowerApps.
Puedes checar más de Power Apps aquí
- La segunda nos permite automatización del flujo de trabajo, y se trata de Power Automate. Mediante Power Platform es posible crear nuestras propias aplicaciones y automatizar procesos, y es que si bien su uso está dirigido al usuario sin experiencia en programación, la aplicación que tiene Power Platform puede ser fácilmente de nivel empresarial e industrial.
Puedes checar más de Power Automate aquí
Y como ejemplos…
Un ejemplo de ello es un simple «flujo» que fue creado con Power Automate, el cual consiste en una simple notificación.
Por correo electrónico se envía a todos los empleados un recordatorio:
Deben llenar su hoja de tiempo semanal el lúnes por la mañana.
el jefe
Un proceso automático tan simple que ha demostrado incrementar la productividad y, como consecuencia, logró acelerar el trabajo del equipo contable para procesar la nómina más rápido. Veelo tu mismo aquí abajo.
Hay otros ejemplos de «flujos», como aquellos para automatizar una revisión y aprobar procesos o acelerar la incorporación de nuevos empleados. Estos procesos de back-office son críticos para una organización, por lo cual estas herramientas de autoservicio que están disponibles pueden ser aplicadas a un nivel departamental para acelerar aún más estos procesos.
Y claro, estas son algunas de las cosas que nos interesaría considerar a la hora de pensar en optimizar y transformar un proceso de negocios.
OPTIMIZACIÓN A EXTREMOS VS OPTIMIZAR SOLO UN PASO DEL PROCESO
Una cosa que es ignorada a menudo por los clientes cuando consideran optimizar un proceso de negocio es el hecho de que el proceso no necesita ser reconstruído de inicio a fin. Por esto es importante tomar en cuenta ciertos pasos del proceso y enfocarse en las áreas en donde una pequeña modificación resultaría en una ganancia importante. Con esto en cuenta, podemos iterar y refinar procesos acorde a lo que haga falta.
OPTIMIZANDO PROCESOS COMPLEJOS
Esto suele ser difícil. No podemos dejar pasar oportunidades en donde se nos permita refinar ciertas partes de un proceso sin intentar rediseñar todo el flujo de trabajo.
LOS PROCESOS PEQUEÑOS HACEN LA DIFERENCIA
Pensemos en todos los procesos que tomar lugar dentro de nuestra organización: contabilidad, ventas y marketing, tecnología, servicio al cliente, administración, recursos humanos, finanzas…
Cada una de estas áreas tienen procesos que son críticos. En muchos casos, tener procesos ineficientes en un área va a afectar negativamente a otra de las unidades dentro del negocio. Un ejercicio útil es que nuestros departamentos documenten sus procesos y busquen oportunidades para mejorar los mismos.
ENTENDIENDO EL PROCESO
El paso más importante en la automatización del proceso de negocios es, primero que nada, documentar el proceso que se lleva y no enfocarse en la tecnología que se emplea, pues esta vendrá luego.
En cuanto determinemos la mejor forma de facilitar un paso en específico dentro del proceso, entonces podremos pensar en cómo aplicar la tecnología a la mano para mejorarlo. Algo que encontraremos en este ejercicio es que muchas veces, las «personas» son el proceso.
Cuando esto ocurre, nuestra organización puede toparse con que el proceso no está documentado y es muy dependiente de una persona en específico.
Si estas interesado en cómo funcionan estos sistemas, MS ha preparado toda una documentación completa en sus páginas de training. También nosotros tenemos una capacitación interactiva que puedes revisar aquí.
Y si tienes más dudas, ¡nos leemos abajo!
