SharePoint: Habilita Check-In y Check-Out dentro de una librería de documentos

Check-in y check-out son términos relacionados a sistemas de manejo de documentos, lo cual incluye a SharePoint. Cuando se trata de planear un Sitio de SharePoint, estas dos funciones se vuelven esenciales ya que juegan un papel importante en prevenir conflictos y evitar confusiones cuando varias personas están involucradas en editar el mismo contenido.

  • La función de check-out es útil cuando estamos editando un sitio o archivo y queremos asegurarnos de que nadie más puede editarlo. Una vez que hemos hecho el check-out de un sitio/archivo, podremos editarlo tanto en línea o de manera local.
  • Es solo cuando volvemos a registrarlo de vuelta (check-in) en la librería que otras personas podrán ver los cambios que hemos hecho y editar dicho sitio/archivo.

VENTAJAS DEL CHECK-IN Y CHECK-OUT DE SHAREPOINT

Nos ayudará a evitar confusiones y conflictos cuando se edita el mismo documento, así como nos ayudará a controlar el número de versión del documento y los metadatos. También contaremos con disponibilidad de los documentos de forma local y sin necesidad de conexión a internet; de la misma forma podremos ver fácilmente quién está trabajando en el documento.

 

CHECK-OUT EN ARCHIVOS

Lo primero será acceder a la librería en donde nuestro archivo está guardado. En caso de que estemos viendo una vista de la librería en otra página, puede que tengamos que dar click al título de la librería primero. Una vez que hayamos seleccionado el archivo o archivos que queramos registrar, daremos click en opciones y luego en Check Out.

Sharepoint check documentos 1

El icono junto al nombre del archivo se encontrará parcialmente cubierto por una flecha verde apuntando hacia abajo cuando el archivo hayamos hecho el check-out, esto ayudará a los usuarios a entender que ese archivo en particular ha sido registrado. También tenemos que para ver el nombre del documento y el nombre de la persona que ha registrado el archivo bastará con señalar el icono de cualquier archivo registrado.

Una vez que hayamos registrado[?] un archivo podremos editarlo en una aplicación en línea o bien descargarlo a nuestro disco local para trabajar con el archivo de manera local.

 

CHECK-IN EN ARCHIVOS

Para hacer los archivos y cualquier cambio hecho disponible para otras personas, deberemos registrar los archivos de vuelta en nuestra librería. En caso de que los hayamos descargado para usar localmente, necesitaremos volver a subirlos antes de registrarlos de vuelta.

Accederemos a la librería en donde nuestro archivo está guardado. En caso de que estemos viendo una vista de la librería en otra página, puede que tengamos que dar click en el título de la librería primero. Una vez que hayamos seleccionado el archivo o archivos que queremos registrar de vuelta, daremos click en opciones y luego en Check In.

Sharepoint check documentos 2

Check-in, Check out y Versions son funciones que nos permiten administrar archivos de manera excepcional en librerías de documentos de SharePoint. Igualmente podemos descartar Check out para borrar por completo los cambios que queramos deshacer, hacer esto también nos asegurará que no estamos afectando el historial de versiones.

Preguntas frecuentes.

Y para poder expandir más el tema veremos algunas de las preguntas comunes respecto a las funciones Check In, Check Out y Versions.

«¿Los archivos que se registran son guardados automáticamente cuando un usuario los registra de nuevo?»

No. El archivo no será guardado automáticamente mientras se hace check-in. Cuando se hace eñ check-out en un archivo deberemos guardar todos los cambios hechos antes de cerrarlo. En caso de que estemos editando por medio de una app de Office365, entonces se guardan los cambios cuando cerramos el documento.

¿Cómo ver quién tiene los archivos en check-out?

Una forma simple y fácil de saber quien ha hecho check-out es pasar el cursor sobre el icono de Checked-Out. Otra forma es añadir la columna Checked Out By en la vista predeterminada de la librería de documentos de SharePoint.

¿Por qué es importante habilitar las versiones?

Hablamos en su momento de las versiones y como recuperarlas. Si no viste esa entrada aquí te la dejo.

Seguimiento, restauración y revisión de documentos y archivos son procesos importantes que toda organización debe considerar seriamente. Contar con versiones mayores y menores nos ayudará a manejar propuestas, contratos y archivos legales que puedan requerir iteraciones largas.

Si perdemos cambios por algún error, contar con versiones anteriores nos ayudará a tener un punto de retorno seguro.

¿Puede un usuario habilitar Check out y las versiones al mismo tiempo?

Sí. Los usuarios pueden habilitar el check-out y las versiones al mismo tiempo. Y lo que es más, si estamos planeando no guardar algún cambio hecho, podemos hacerlo si descartamos el check-out, ya que en este caso no afectará el historial de versión.

Aprender más sobre la librería de documentos de SharePoint hará más fácil el manejo y acceso de datos para nuestros empleados en una forma productiva, y los check ayudan a no cometer errores inperdonables.

Cualquier duda, nos leemos abajo.

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